SPEUP je samo jedan od projekata u okviru koncepta e-Ured unutar kojeg se žele uspostaviti određeni standardi u sustavima za elektroničko uredsko poslovanje u javnoj upravi.
Koncept e-Ured u biti predstavlja modularno rješenje zasnovano na modernim konceptima ICT rješenja za upravljanje elektroničkim dokumentima (DMS - Document Management System) i upravljanje elektroničkim zapisima (ERMS - Electronic Records Management System) u skladu sa zahtjevima koje je preporučila Europska komisija u specifikaciji MoReq2 [EC 2008c]. No njega čini još i prošireni skup različitih funkcija ili modula koji su potrebni da bi državni službenici mogli u potpunosti obavljati svoje poslove elektroničkim putem, kao što su:

• autentikacija i autorizacija službenika i korisnika;
• elektronička komunikacija s korisnicima usluga javne uprave;
• elektronička naplata upravnih pristojbi;
• elektroničko potpisivanje akata, vremenski žig, provjera valjanosti elektroničkog potpisa;
• sigurna i pouzdana elektronička razmjena e-pismena i e-predmeta;
• automatizirani dohvat podataka iz dostupnih e-registara;
• povezivanje s drugim informacijskim sustavima;
• kolaboracija;
• elektroničko arhiviranje
• ...

Sve ove funkcije bit će detaljnije razrađene i specificirane u okviru dokumenta 'Program e-Ured', dok su neke od njih definirane kroz druge projekte kao što su 'HROI – Hrvatski okvir za interoperabilnost' i 'AA – Prijedlog koncepta središnjeg integriranog sustava za autentikaciju i autorizaciju', koje je pokrenuo Središnji državni ured za e-Hrvatsku u sklopu provedbe 'Strategije razvoja elektroničke uprave u Republici Hrvatskoj za razdoblje 2009. - 2012. godine'.

Uredsko poslovanje predstavlja svojevrsni „krvotok“ u načinu funkcioniranja javne uprave. Njega čini skup pravila kojima se određuje način postupanja i upravljanja s pismenima (podnescima i aktima) u svim javnopravnim tijelima. Taj skup pravila jasno je uređen i propisan novom Uredbom o uredskom poslovanju (»NN« 7/09) koja je stupila na snagu 1. siječnja 2010. godine i koja je zamijenila dotadašnju uredbu iz 1987. godine. Njome je uvedena mogućnost da građani i poslovni subjekti kao osnovni korisnici usluga javne uprave, mogu u komunikaciji s javnom upravom pored papirnatih dokumenata koristiti i elektroničke dokumente, odnosno isprave. Ovim je pred sva javnopravna tijela postavljena zadaća da, pored klasičnog načina rada s pismenima u papirnatom obliku, uvedu i odgovarajuće informatičke sustave za elektroničku podršku svojem uredskom poslovanju. Potreba za odgovarajućom standardizacijom takvih rješenja definirana je u članku 75. stavak 2. Uredbe o uredskom poslovanju, u kojoj stoji:

„(2) Uredsko poslovanje u elektroničkom obliku uredit će standardnim projektom elektroničkog uredskog poslovanja čelnici središnjih tijela državne uprave nadležni za poslove opće uprave i informatičko poslovanje.“

Standardni projekt elektroničkog uredskog poslovanja (SPEUP) stoga predstavlja jedinstvenu specifikaciju, odnosno standardizirani skup zahtjeva koje mora ispunjavati bilo koje informatičko rješenje za elektronički podržano uredsko poslovanje u svim javnopravnim tijelima u Republici Hrvatskoj.

Standardni projekt elektroničkog uredskog poslovanja sadrži popis svih poslovnih procesa koji proizlaze iz Uredbe o uredskom poslovanju, njihov detaljni opis kao i grafički prikaz dijagrama aktivnosti unutar tih procesa, te specifikaciju obveznih i opcionalnih funkcionalnih i nefunkcionalnih zahtjeva koje mora zadovoljiti svaki sustav za elektroničko uredsko poslovanje. U njemu je podrobno razrađena i definirana podatkovna XML struktura svih elemenata koji tvore e-Dokument, e-Pismeno, e-Predmet i e-Pošiljku. Takva standardizirana XML struktura treba omogućiti da sva javnopravna tijela međusobno mogu, putem svojih informatičkih sustava, razmjenjivati elektroničke dokumente, pismena i predmete i to na „strojno“ razumljiv način, bez obzira od kojeg je proizvođača i na kojoj je tehnološkoj platformi izgrađeno rješenje koje pojedino tijelo koristi u svojem uredskom poslovanju. Pored toga dokument sadrži i metodologiju primjene Standardnog projekta kroz koju su opisani različiti scenariji njegovog korištenja u različitim javnopravnim tijelima.

Osnovni cilj ove specifikacije je standardizacija zahtjeva na sustave za elektronički podržano uredsko poslovanje s kojima se moraju uskladiti svi postojeći i budući sustavi u javnopravnim tijelima kako bi na taj način mogli biti međusobno logički povezani u jednu funkcionalnu cjelinu.

Brojni su razlozi za donošenje i primjenu Standardnog projekta elektroničkog uredskog poslovanja, a najvažnije od njih možemo svrstati u sljedeće kategorije: 

1.  Svim obveznicima primjene Uredbe o uredskom poslovanju olakšat će ili postupak usklađivanja i nadogradnje postojećih sustava ili će pomoći u postupcima vezanim uz planiranje, pripremu i uvođenje novog sustava za podršku u elektroničkom uredskom poslovanju;
2. Ujednačit će se i standardizirati funkcionalne karakteristike različitih programskih rješenja za elektroničko uredsko poslovanje što će omogućiti elektroničku razmjenu dokumenata i isprava između javnopravnih tijela i podići ukupnu razinu kvalitete uredskog poslovanja u javnoj upravi;
3. ICT gospodarskom sektoru osigurat će iste startne pozicije i time ravnopravniju tržišnu utakmicu u segmentu razvoja ICT tehnologije na području elektroničkog uredskog poslovanja, čime će se na transparentan način omogućiti daljnji razvoj kategorije MSP u domaćem ICT sektoru, a što će kroz otvorenu tržišnu konkurenciju pozitivno djelovati na podizanje kvalitete takvih rješenja uz pomoć najsuvremenije tehnologije;
4. Predstavlja konkretan korak u provedbi Strategije razvoja elektroničke javne uprave u RH i jedan je od ključnih mehanizama u složenom procesu transformacije javne uprave u servis usmjeren građanima i gospodarstvu.
   

Metodologija primjene SPEUP-a u pojedinom javnopravnom tijelu ovisit će o rezultatu samoprocjene razine informatiziranosti njegovog uredskog poslovanja. Sukladno rezultatima samoprocjene, koju svako tijelo treba provesti samo za sebe, javnopravnim tijelima su ponuđeni različiti scenariji u načinu korištenja Standardnog projekta elektroničkog uredskog poslovanja.

S jedne strane svijest i potreba pojedinih javnopravnih tijela za informatizacijom određenih poslovnih procesa u svojem uredskom poslovanju rezultirale su u dosadašnjem razvoju i primjeni brojnih i raznovrsnih rješenja i sustava, dok je s druge strane nepostojanje odgovarajućih jasnih i jedinstvenih pravila praktički onemogućavalo međusobnu elektroničku razmjenu dokumenata i isprava na način da njihov sadržaj bude „strojno“ razumljiv svakom od tih sustava.

Dakle, dok jedni još uvijek nemaju nikakav sustav ili rješenje za elektronički podržano uredsko poslovanje, drugi već godinama imaju određena parcijalna rješenja, koja partikularno pokrivaju samo neke od procesa uredskog poslovanja, a treći imaju sveobuhvatna rješenja koja su uglavnom prilagodili svojim potrebama te njihove funkcionalne mogućnosti koriste u većem ili manjem opsegu.

Imajući u vidu činjenicu kako dio javnopravnih tijela već posjeduje određena informatička rješenja kojima su informatizirani procesi njihovog uredskog poslovanja, jedna od polaznih osnova u definiranju metodologije primjene SPEUP-a, bila nam je i zaštita dosadašnjih investicija kroz mogućnost izbora različitih scenarija u korištenju SPEUP-a u tim tijelima. Naime, ne bi bilo opravdano da se u sadašnjem trenutku krene u izradu jednog, potpuno novog i jedinstvenog informatičkog rješenja za uredsko poslovanje koje bi onda trebalo instalirati u svim javnopravnim tijelima. Sasvim je dovoljna javna objava ovakve standardizirane specifikacije čime će se onda prirodnim putem kroz određeno vrijeme moći uskladiti sva postojeća i buduća rješenja i na taj način u konačnici postići isti ciljevi.

Standardni projekt elektroničkog uredskog poslovanja se sastoji od osnovnog dokumenta i sedam privitaka:

Standardni projekt elektroničkog uredskog poslovanja

SPEUP Privitak 1 – MoReq2 – Referentni zahtjevi
SPEUP Privitak 2 – Primjer procesa uredskog poslovanja u ministarstvu
SPEUP Privitak 3 – Primjeri modela poslovnih procesa uredskog poslovanja
SPEUP Privitak 4 – Podatkovni model za razmjenu elektroničkih isprava - XML sheme
SPEUP Privitak 5 – Funkcionalni zahtjevi – kontrolna lista
SPEUP Privitak 6 – Nefunkcionalni zahtjevi – kontrolna lista
SPEUP Privitak 7 – Rječnik korištenih pojmova

Svi ovi dokumenti objedinjeni su u jednu PDF datoteku radi jednostavnijeg i lakšeg korištenja.

Unutar tog PDF dokumenta nalazi se još i datoteka xmlspeup-schema.xsd s XML podatkovnom strukturom za: e-Dokument, e-Pismeno, e-Prilog, e-Predmet i e-Pošiljku, koja se mora koristiti pri elektroničkoj razmjeni dokumenata između javnopravnih tijela.

Središnji državni ured za e-Hrvatsku, u sklopu aktivnosti na izradi dokumenta 'Program e-Ured', pokrenuo je i inicijativu 'Forum za elektroničko uredsko poslovanje'. Kroz taj Forum će stručnjaci iz javnog i privatnog sektora zajednički oblikovati i razraditi pojedine dodatne funkcije ili module unutar postavljenog koncepta e-Ured.

Te specifikacije koristit će se onda u pripremi tehničke dokumentacije za izradu ili nabavu pojedinih funkcionalnih dijelova e-Ureda. Kako jedan dio ovih modula pripada klasi zajedničkih resursa javne uprave, njih će sva javnopravna tijela u Republici Hrvatskoj moći slobodno koristiti kao svojevrsnu funkcionalnu nadogradnju svojih informatičkih sustava za elektroničko uredsko poslovanje. Njihovu realizaciju stoga planiramo bazirati na politici otvorenog koda.